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这样就可以新建一个可以编辑的文档窗口了,1、即时取消Word的后台打印

1文字巧妙转换成表格

虽说Excel制表功能是超级强大,但是当我们在使用word制作文档时难免会用一些表格功能。其实一些不复杂的表格操作,word完全能够胜任,今天就和大家分享一下word制作表格的一些基本知识。本教程用到的是普及率还不错的金山WPS办公软件。

首先双击击wps蓝色图标进入文档编辑界面

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双击它就对了

现在我们能看到这样一个界面,首页会显示非常非常多有用的模板,都是别人已经做好了的,想偷懒的童鞋还在犹豫什么!赶紧操起关键词点击搜索!

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右侧的新建文档按钮

能看到上面右侧有一处新建空白文档的按钮,点击它就对了,这样就可以新建一个可以编辑的文档窗口了。请看窗口:

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编辑窗口

那么我们现在就开始制作表格了

准备工作,先打开标尺,以便调节表格的尺寸和大小。点击功能区的视图一栏,把标尺前面的框点上。

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标尺

一、插入一个表格

自从我们点击插入栏以后,就会看到下面会出现很多各种各样的插入项,例如表格、图片、在线图片、形状等等等等etc。那么我们小心的将我们的鼠标移动到表格选项上。可以看到会有一个很多小框的栏调出来,你会发现,你鼠标移动到哪个小方块上,前面的小方块就变了颜色,想好你要做的表格的行和列的个数,对应点击多少行多少列的小方块,就会生成对应的表格了。点错了不要担心,后面还可以改动。我现在生成一个4×4的表格:

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生成表格

当然也可以点击插入表格这个选项

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插入表格

这样同样也可以生成表格,有特殊需求还可以固定每一列的宽度。你说棒不棒!

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当鼠标移动到表格线上时

当鼠标移动到表格上时,会出现几个标识,左上角鼠标点住十字不放则可以移动表格,右下角对角箭头可以缩放表格,行和列的加号则可以添加行列数。

二、现在来做一张成绩表

点一下表格,会看到功能栏上会出现表格专用工具,我们点击绘制表格,会看到鼠标变成了一只笔,然后在第一行第一列从左向右斜下画一条线,你就可以看到,哇,表格居然一分为二成了两个三角形

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绘制表格

双击一个三角形中间,就可以往里面添加文字了,现在我们给行添加科目,列添加姓名,中间添加成绩,试试就知道有多容易了。

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添加文字

然后在科目一行输入你想输入的文字,还有添加上文字。鼠标放到标尺上的灰色横线上面,可以拖动以改变表格大小。

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拖动改变大小

这时你会发现你输入的文字都会自动的向左靠,一般漂亮的文字都是文字靠中间,我们需要对表格进行设置。点击全选表格,单击右键,设置单元格对齐方式。

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中间就是行对中和列对中

是不是比原先好看多了,下面我们开始为表格添加各种颜色以及字体,首先将工具栏切换到开始一栏,将需要修改颜色的表格拉黑,会自动跳出一个小方框

可以从图片看出来,中间的就是行对中和列对中

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A字下面有色块表示可以修改字体颜色,油漆桶就是修改底纹颜色

点击小箭头就可以选择你喜欢的颜色了,在这个功能框里可以进行文字加粗、斜体、文字字体及大小等操作。当然框选后也可以在功能区开始一栏进行相同的操作。

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草图

要是你觉得不好看,还可以用表格模板使表格更加漂亮。点击表格-表格样式,

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随便选一个漂亮的,就ok咯。当你看到有漂亮的表格线条,是不是也想知道是怎么做的,好的,现在来教你。

三、表格线框个性化。

选择表格,单击右键-边框和底纹,就可以设置线条了

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设置线条

一个问题:怎么修改某一行的下边线,请看图片,先拉黑那一行,右键-边框和底纹,应用于这个下拉栏选择

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有一种情况会失效,就是你已经填充底色了,可能添加边框会失效,不要灰心,将底色改为透明,字体改为黑色,重新来,就可以了。

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边框

框选全部表格,选择边框取消所有边框。就可以重新来过。

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取消所有边框

四、别人家做的漂亮表格

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将一些边框隐藏,加入图片和图标作为修饰

点击–别人家的表格–查看更多精彩

五、一些技巧

配合按键拖动Word表格线 巧妙调整表格列宽

在编辑Word表格时,大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实,如果在拖动表格线时,配合使用不同的按键,可以达到不同的目的。

按住Ctrl键的同时拖动表格线,表格线左边的列宽改变,增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担,整个表格的宽度不变。

按住Shift键的同时拖动表格线,只改变该表格线左方的列宽,其右方的列宽不变,整个表格的宽度将有变动;

按住Alt键的同时拖动表格线,标尺上会显示出各列的宽度,其拖动结果与普通拖动方法相同。

调整word表格的大小

调整表格大小有以下一些方法:

把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上,鼠标就变成了一个拖动标记,按下左键,拖动鼠标,就可以改变整个表格的大小了,拖动的同时表格中的单元格的大小也在自动地调整。

把鼠标放到表格的框线上,鼠标会变成一个两边有箭头的双线标记,这时按下左键拖动鼠标,就可以改变当前框线的位置,同时也就改变了单元格的大小,按住Alt键,还可以平滑地拖动框线。

选中要改变大小的单元格,用鼠标拖动它的框线,改变的只是拖动的框线的位置。

只改变一个单元格的大小:所有的框线在标尺上都有一个对应的标记,拖动这个标记,改变的就只是选中的单元格的大小了。

Word还提供了几个表格自动调整的方式:

在表格中单击右键,单击快捷菜单中的“自动调整”项,单击“根据内容调整表格”命令,可以看到表格的单元格的大小都发生了变化,仅仅能容下单元格中的内容了。

选中整个表格,按一下Delete键,将表格中的所有内容全部删除,表格的所有单元格仅仅能容下一个段落标记了。

选择表格的自动调整为“固定列宽”,选中整个表格,按Delete键,可以看到表格框线的位置没有发生变化;选择“根据窗口调整表格”,表格自动充满了Word的整个窗口。

通常希望输入相同性质的文字的单元格宽度和高度一致,先选中这些列,单击“表格和边框”工具栏上的“平均分布各列”按钮,选中的列就自动调整到了相同的宽度;行也可以这样来做。

调整Word表格的列宽和行高

下面介绍Word中的表格操作,今天我们介绍在Word中调整表格列宽和行高的方法。

创建表格时,Word表格的列宽往往采用默认值,我们可以对其进行修改。根据不同的需要,有四种调整方法可供选择使用:

一、利用鼠标左键在分隔线上拖动。

二、利用鼠标左键在水平标尺上拖动。

将插入点置于表格中,水平标尺上会出现一些灰色方块,把鼠标指针移向它们,形状变为左右双箭头时,用鼠标左键对它们左右拖动即可改变相应列的列宽。

注意:用上述两种方法进行拖动的过程中如果同时按住Alt键,可以对表格的列宽进行精细微调,同时水平标尺上将显示出各列的列宽值。

三、平均分布各列。

首先选中要平均分配列宽的连续数列,
“表格”→“自动调整”→“平均分布各列”,可以在保证总列宽不变的情况下使被选择的数列变为等宽。

四、利用“表格属性”对话框。

对于此对话框,在“表格”选项卡中可以指定表格的总宽度;在“列”选项卡中可以设定具体某列的宽度。

表格行高的调整与列宽的调整类同。

word表格制作和word表格调整相关知识点

word表格制作一:插入表格

单击表格→插入→表格→出现一个“插入表格”对话框,输入表格的行与列的数值,确定。

word表格制作二:选定表格、行、列

选定表格:单击菜单表格——选择——表格或者移动鼠标到表格内时单击左上角的移动光标。

选定Word表格行:单击菜单表格——选择——行。或者移动鼠标到要选行最左侧边框线的左侧单击鼠标。

选定Word表格列:单击菜单表格——选择——列。或者移动鼠标到要选列最上侧边框线的上面单击鼠标。

选定Word表格单元格:第一种方法:定位光标到要选定的单元格内容→单击表格——选择——单元格。或者移动鼠标到要选单元格的左下方单击鼠标。

word表格制作三:插入行列

单击表格——插入,根据需要插入行、列。

word表格制作四:删除行列、表格、单元格。

单击表格——删除,根据需要删除行列、表格、单元格。

word表格制作五:word表格调整

word表格调整:列宽的更改:拖动列与列之间的边框线条。

word表格调整:行高的更改:拖动行与行之间的边框线条。

word表格调整:单元格宽度:选定单元格,拖动单元格右侧边框线条

word表格调整:表格大小:移动鼠标到表格,拖动右下角的矩形图标。

word表格调整:移动鼠标到表格,拖动左上角的移动图标。

word表格制作六:合并单元格

选定要合并的单元格,单击表格菜单栏,选择合并单元格。

选定要合并的单元格→右键,合并单元格。

word表格制作七:单元格的拆分

选定要拆分的单元格→单击表格菜单栏→选择拆分单元格→输入拆分后的行数、列数→单击确定。

word表格制作八:绘制斜线头

将表格改得足够大→单击表格菜单栏→绘制斜线表头→选择一种斜线样式→输入标题→单击确定。

也可以使用“绘制表格”工具拖拉,绘制斜线头。

word表格制作九:表格边框线条和底纹

(一)选定表格(或单元格)→单击格式菜单栏→边框和底纹→设置表格所有边框及底纹格式→单击确定。

(二)选定表格(或单元格)→在表格和边框工具栏中选择一种边框格式→单击外部边框旁的三角形→选择一种加框方式

word表格制作十:表格自动调整

(一)选定要进行调整的行和列→单击表格菜单栏→自动调整→选择一种自动调整的方法(比如平均分布各列等)

(二)选中内容→单击表格和边框工具栏中的平均分布各行(列)

(三)选中内容→右击选定的单元格→选择平均分布行(列)

word表格制作十一:为表格填充颜色

选中内容点鼠标右键→边框和底纹→颜色→确定。

word表格制作十二:自动套用格式

除默认的网格式表格外,Word还提供了多种表格样式,这些表格样式可以采用自动套用的方法加以使用:

① 在插入表格时套用
插入表格时,设置完行和列后,按”自动套用格式”按钮,选择自己需要的格式。

② 已存在的表格套用
将光标移到表格中,打开”表格”菜单,选择”表格自动套用格式”,再选择自己需要的格式。

除了上面介绍的word表格制作和调整以外,还可以对Word表格数据进行求和、求平均等计算。

部分摘自

 

 

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通常大家制作表格时,都是采用表格和边框工具来绘制表格,或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格,请问如已输入了文字,则有没有办法让文字快速产生表格呢?

2.1.1 从Word表格文本中引入数据

一、 基本方法

答:有,可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样:

1、即时取消Word的后台打印:当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后,后来又不想打印当前的文档了,那么怎样才能即时取消后台打印任务呢?一般来说,大家在发出打印任务后,程序会自动将打印任务设置为后台打印,同时在状态栏上出现打印机图标,打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。要想即时取消后台打印任务的话,大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。
2、Word 2003让文字随文本框大小变化:当我们在用Word进行文档编辑时,经常需要用文本框来实现一些特殊的应用,比如在文本框中输入文字来达到特殊效果,但有个问题是,当我们在文本框中输入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。其实我们可让文本框里的文字大小随文本框大小“同步”变化;单击选中该文本框,然后选择“剪切”,再执行菜单“[编辑]—[选择性粘贴]”,在粘贴形式中选择“图片(增强型图元文件)”,现在再拖动文本框看看,是不是可以随意改变文字大小了。
3、Word 2003/2007快速切换英文大小写:在Word中输入英文句子时,一般每个单词的第一个字母都是大写,通常的输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。这样很麻烦。不妨全部输入小写字符,然后选中所有单词,按一次组合键“Shift+F3”试试,是不是每个单词的第一个字母都变成了大写?再按一次试试,所有的字母都变成了大写!再按一次,又变了小写。原来,组合键Shift+F3是个英文大小写切换键,充分利用这个组合键,以后输入英文就方便多了。
4、Word 2003/2007 Word表格中“Shift+Alt+方向键”调整行序:Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率,比如“Shift+Alt+方向键”组合,非常有用,用“Shift+Alt+上(或下)方向键”能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。方法是:将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或行尾段落标记前),按下“Shift+Alt”键,然后按上下方向键,按“向上箭头”键可使该行在表格内向上移动,按“向下箭头”键可使该行向下移动。
5、Word 2003剔除试卷中的选择题答案:如果想在Word 2003中去掉选择题后括号内已有的答案,可按下面的步骤操作:按“Ctrl+H”组合键打开“替换”对话框,在“查找内容”框中输入“(^$)”,在“替换为”框中输入“()”(括号中间有空格),单击“全部替换”按钮即可。但“$”只能表示一个任意的字母,即以上操作只能剔除单选题中的答案,若为多项选择题,可在查找时依次加入多个“$”来进行查找并替换。
6、Word中英文字体“区分对待”:在一篇中英文混排的Word文档中,经常需要将文档中的字体格式统一为诸如“中文为楷体四号字,英文为Arial
UnicodeMS体”之类的具体形式,该怎样快速而准确地完成该任务呢?好办,以下我们以Word
2003为例说明具体操作过程:1)打开所需要的Word文档,然后在“编辑”菜单中,单击“全选”命令以选中整篇文档;2)在“格式”菜单中,单击“字体”命令;3)单击“字体”选项卡,然后在“中文字体”框中选择“楷体”;在“字号”框中选择“四号”;在“西文字体”框中选择“Arial
UnicodeMS”;单击“确定”按钮。现在,文档中所有英文被设置为Arial
UnicodeMS体,而所有中文被设置为楷体,但中英文的字号皆被设置为四号字。
7、去除来自“记事本”的自动换动符:很多人习惯打草稿用“记事本”,然后复制到Word中进行排版编辑。但大家多将“记事本”程序设置为自动换行,而将其中的文本拷贝到Word中会出现一种奇怪的换行符号,利用Word的“查找和替换”中的“[特殊格式]—[标记](即^P)”来查找替换这些换行符往往无效。这里你可以尝试在“查找和替换”中将“查找内容”设置为“^13”(不含双引号),“替换为”项中不输入任何内容,然后全部替换即可去除来自“记事本”的自动换行符。
8、如何删除WORD文档所有空格空行: 1)去多余空行――在“编辑”菜单中选择“替换”,在弹出对话框的“查找内容”中输入^p^p,在“替换为”中输入^p(这里^和p都必须在英文状态下输入),然后单击“全部替换”即可(可以多次单击“全部替换”,直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”);2)去多余空格――在“编辑”菜单中选择“替换”,在弹出对话框的“查找内容”中输入一个空格,在“替换为”中什么也不输入,然后单击“全部替换”即可(可以多次单击“全部替换”,直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”)。
9、一键选中超链接文本:在Word文档中如果要想选中带有超链接的文本,通常我们使用鼠标拖动的方法,但这种方法选中的效率很低,有没有更高效的方法呢?答案是肯定的。其实只须将插入点定位到超链接文本的前面,然后再按下键盘上的Delete键就可以实现一键选定了。
10、快速撤销自动画布:当在Word 2007中绘制图形或插入“文本框”时,在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布,如何撤销该画布呢?方法一:当出现画布时,在画布范围之外的区域绘制图形,画布便自动消失;方法二:当出现画布时,按“Ctrl+Z”组合键,画布自动撤销;方法三:单击“[Microsoft
Office按钮]—[Word选项]—[高级] ”,在“编辑选项”中,不选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”项,“确定”后完成设置。
11、生僻字录入并不难:1)利用Word中的插入符号法:比如我们要输入“朐”,先打开Word,输入“月”字并选中它,依次单击“插入—符号”,在弹出的窗口中把“字体”定为“普通文本”,“子集”定为“CJK统一汉字”,就可以看到许多有“月”部首的汉字(如图1),从中可以找到“朐”字,双击这个汉字就可输入;2)用“微软拼音”输入法中的手写板来输入:切换到微软拼音输入法,单击“选项”(即右下脚倒三角按钮),勾选“输入板”,那么在输入法状态中便会多出一个“开启/关闭输入板”切换按钮,单击该按钮,弹出“手写识别”窗口,这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字了,双击中间窗口得到的汉字“朐”即可输入。
12、Word 2007快速分割表格:可以把光标定位到需要分离的表格内容的最后一行,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键,这样整个表格就会被一分为二,并且两个表格中间会自动加入一个空行,可以输入其它内容。
13、Word提示mso.dll无效:可能是你的Word软件由于某种原因出现故障,比如被病毒破坏了。如果你的Word还能打开,可以点工具栏的“[帮助]—[检测并修复]”来修复Word。如果不能,你可以在[控制面板]—[添加/卸载程序]中,找到Office,更改,选择修复,要提前准备好Office的安装光盘或者文件夹,如果是光盘要确保光盘完好,如果修复不了就卸载Office,然后重新安装。
14、Word2007手动找回自动保存文件:如果突然遇到停电等突发事件在Word2007怎么也找不到关机前自动保存的文件,可以在“C:\documents and
settings\<usename>\Application Data\Microsoft\Word”文件夹找找自动保存文件。平时在写文档的时候最好把自动保存时间设置为1分钟,这样可以减少很多麻烦。
15、Word 2003/2007快速制作填空题下划线:先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符(如~、&)等,然后按Ctrl+H组合键打开“替换”对话框,在“查找内容”栏输入刚才的特殊字符,在“替换为”栏中输入几个空格,并打开“高级”选项,在“格式/字体”对话框里将“下划线线型”选择为“单实线”,然后点击“全部替换”按钮,即可将特殊字符替换为带下划线的空格,快速制作出填空题的填空部分。
16、更改Word2007默认保存格式:Word2007默认保存格式为docx,低版本的Word要想识别必须安装兼容补丁,单击“[Microsoft
Office按钮]—[Word选项]—[保存] ”,在“保存文档”中,从“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档(*.doc)”,单击“确定”后退出,以后所有新建文档默认保存格式便为doc。此法同样适用于Microsoft
Office2007的其他组件。
17、也谈Word中纵向选定文本:将光标放在需要选定的纵向文字块的左上方,然后用左手按住Alt键不放,用右手将鼠标向纵向块文字的右下方拖动,即可纵向选定文字。
18、Word 2007巧用快捷键插入公式:在使用Word 2007编辑文档时,通常大家都是切换到“插入”选项卡,然后单击“符号”组的“公式”按钮,再进行公式编辑。其实,无论当前为何选项卡,要在文档中插入公式时,只需要按下“Alt+=”键即可进行公式编辑。
19、Word 2007表格倒着建:通常大家都是先创建好表格,然后再输入内容。但是,有时创建表格事先没有规划好,所以出现输入内容时才发现行或列不够用了或者太多了的情况。其实,你可以改变一下顺序,即先输入表格内容,只是在输入内容时,请以空格识别“列”,以回车键识别“行”。然后,选中输入的表格内容,再单击“插入”选项卡,单击“表格”组中的“表格”下的三角箭头,单击“插入表格”,则一个表格就形成了。
20、Word中微调图片位置:在Word文件中插入图片(文本框)后,有时候要求对它进行细微的位置调整,只需把图片设置为四周型(紧密型),按住Ctrl键同时按方向键,即可对图片进行上下左右微调。也可以按下“Alt+鼠标左键”进行微调。
21、在Word表格的最后添加一行:在表格最后添加一行,只需将光标移到表格的最后一个单元格中,按“Tab”键即可快速插入一行。
22、快速预览Word文档:我们知道在查看图片文件时,可以选择缩略图模式,这样所有图片都可以以缩略图的形式显示出来,使用非常方便。在浏览Word文档的时候,如果也能够预览其中的内容就好了,特别是在大量文档中查看某篇文章的情况下。其实,方法还是有的,启动Word软件后,单击执行“[文件]—[打开]”命令,在弹出的对话框中定位到目标文件夹,然后选定其中的某个文件,再单击“视图”按钮右侧的倒三角形按钮,在弹出的菜单中选择“预览”选项,在下面的窗口中就会显示文章的内容。
23、Ctrl键配合鼠标翻页键的妙用:在Word2003/2007文档中,按住Ctrl键,同时滚动鼠标的翻页键(又叫鼠标中键),可以放大或缩小文本,页面想多大就多大,也可以多页打印预览,在屏幕上显示多页。当页面比较小时会在屏幕上显示多页,如果是一本书可清晰地看到文档的脉络和结构。比如,标题及级别关系,章节,错别字。如果出错,把光标定位在出错处可立即修改,不用点来点去,省去不少时间,也可进行文字和图形的插入,非常方便。
24、Word表格巧调列宽:在编辑Word表格时,大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实,如果在拖动表格线时,配合使用不同的按键,可以达到不同的目的。按住Ctrl键的同时拖动,表格线左边的列宽改变,增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担,整个表格的宽度不变;按住Suift键的同时拖动,只改变表格线左方的列宽,其右方的列宽不变,整个表格的宽度将有变动;按住Alt键的同时拖动,标尺上会显示出各列的宽度,其拖动结果与普通拖动方法相同。
25、“锁定”Word2007每次打开的默认字体大小:用Word2007来进行文档编辑,但是每次打开后字体默认大小都是五号,每次都还得手动去切换一下,变为常用的四号字大小,要是能打开文档后默认的字体大小为四号就方便了,其实在文档编辑区域空白处右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“字体”打开字体设置窗口,设置好字体和字号大小为“四号”,然后点击左下角“默认”按钮,在弹出一个新对话框中单击“是”后退出。好了,以后打开新文档就是按照你设置的字体和字号啦,不用再去手动切换一次。
26、Excel 2003/2007如何快速选定可见单元格:我们在使用Excel进行数据的分类汇总过程中,常常需要复制粘贴汇总后的数据项,但是当我们直接选定并复制相应的数据区域到另外一个工作表中粘贴时,却发现原来隐藏的数据项全部显示出来了,复制粘贴其他含有隐藏数据列的数据区域时,也会出现这种问题。手动删除表中的多余数据项,未免有点麻烦,这时我们可以先选定相应的数据区域,然后依次执“[编辑]—[定位]—[定位条件]—[可见单元格]”命令(Excel 2003)或执行“[开始]—[查找和选择]—[定位条件]—[可见单元格]”命令(Excel 2007),快捷键均为“Alt+;”,选定可见单元格,然后再执行复制粘贴命令,就不会再出现隐藏的数据列了。
27**、Excel 2003/2007防止你的公式被别人改动:如果你制作的表格中输入了公式,常常被别人搞得面目全非,让你十分头痛,没关系,你可将它们保护起来。1)先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标,选定整个工作表;2)打开“单元格格式”对话框,进入“保护”标签,清除“锁定”前面复选框中的“√”号,解除对整个工作表的锁定;3)执行“[编辑]—[定位]”命令,打开“定位”对话框,单击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框,选中“公式”选项后,确定退出,选中工作表中所有包含公式的单元格;4)再次进入“保护”标签,在“锁定”前面的复选框中加上“√”号,确定退出;5)执行“[工具]—[保护]—[保护工作表]”命令,打开“保护工作表”对话框。输入密码(密码需要确认一次)后确定退出,公式就被锁定而不能修改了。 28**、用数据有效性限制重复数据录入:在Excel中录入数据时,有时会要求某列或某个区域的单元格数据具有唯一性,如身份证号码、发票号码之类。但我们在输入时有时会出错致使数据相同,而又难以发现,这时可以通过“数据有效性”来防止重复输入。例如我们要在A1:A22来输入身份证号,我们可以先选定单元格区域A1:A200,然后单击菜单栏中的“数据”—“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,在“设置”选项下,单击“允许”右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中,选择“自定义”选项,然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)=1”(不包括引号),选“确定”后返回。以后再在这一单元格区域输入重复的号码时就会弹出提示对话框了。
29**、在Excel中快速检索大量数据:很多读者在Excel的使用中都碰到过这样的问题:在Excel中,如何在一个工作表中检索出与另一个工作表中相同的数据?数据量小倒没有什么,但如果要在一个成百上千行的数据中找出上百个没有规律的数据,那可是一件比较麻烦的事。例如笔者学校最近进行学生资料造册工作,很多老师都在苦恼,有没有办法将手中的200名学生名单在学校总的学生名册(3000人的Excel工作表)中快速找出来?这个时候,使用Excel的粘贴函数VlookUp( )来搜索表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,再进一步返回选定单元格的值。操作步骤:第一步,将需要检索的学生“姓名”列置于“子表”工作表的首列;第二步,在“总表”工作表的姓名列(B列)后插入一空列(C列),用于显示检索结果,如检索到数据就显示该学生的姓名;第三步,在C2单元格中输入公式“=VLOOKUP(B2,子表!A$2:A$201,1,FALSE)”;如果在“子表”工作表中检索到B2单元格的值,则在C2单元格中显示B2的姓名,否则显示信息“#N/A”;第四步,拖动C2单元格的填充柄复制公式到C列的其它单元格;第五步,对C列升序进行排序,即可在“总表”工作表中检索出“子表”工作表中的全部记录。
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30**、Excel中巧妙输入分数:事先将Excel单元格设置为“分数”格式,即可在其中输入分数数据。除此以外,可以在“常规”单元格中按“0”+“空格键”+“分数”的格式输入分数,如输入的“0□2/3”( □表示空格)即可显示“2/3”,并按15位的数字精度进行数据处理,不过,此法输入的分母不能超过99,否则输入结果显示为0。
31**、拒绝Excel2007计算错误:有些Excel2007表格项的数据按要求仅需保留1位小数,但计算后发现,得数为计算结果不符。例如:1.44和1.21,保留1位小数显示为1.4和1.2,求和计算后显示2.7(应该为2.6)。解决的办法是:单击“[microsoft Office按钮]-[Excel选项]—[高级]”,找到“计算此工作簿时”,选择“将精度设为所显示的精度”项,“确定”后单元格的计算将按照屏幕上显示的值进行。 32**、“对称”图表轻松搞定:Excel2007在图表设计方面增添了许多立体感强、样式美观的“柱形图、折线图、饼图”等图表,图表样式已经能满足绝大多数环境下的需要,但仍有许多不完美之处。例如笔者公司领导要求设计出一张能直观反映员工工作进展情况的图表,并且用草稿画出了图表草图(如下图),要求用Excel设计制作出他需要的图表。虽然Excel2007并没有提供对称性图表样式可供选择,但获得这样的效果还是很轻松的。1)在Excel2007选中要制作成图表的数据,点击“插入”标签卡中“图表”选项卡右下角的“创建图表”扩展按钮,打开“插入图表”对话框,选择“条形图”中自己喜欢的一款条形图样式后点击“确定”按钮;2)用鼠标点击选中刚插入的图表中最下方的“水平(值)轴”,右击执行“设置坐标轴格式”命令,打开“设置坐标轴格式”对话框,将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定:-100”;3)在“设置坐标轴格式”对话框中切换到“数字”标签卡,将“数字类别”设置为“自定义”项,“类型”为“#,##0;#,##0”项;[小提示:如果“类型”中没有“#,##0;#,##0”项供选择,你可以在“格式代码”中输入此项并按下“添加”按钮完成添加操作,通过此自定义的数字格式可以将当前的主坐标轴刻度值相统一,使得图表更具直观可读性。]4)通过鼠标单击图表中任一数据条柱形来选中所有同一颜色的数据条柱形,右击执行“设置数据系列格式”命令,在“系统选项”标签中将“系列绘制在”项选择为“次坐标轴”,按下“关闭”按钮;5)点击选中图表上方刚出现的“次坐标轴 水平(值)轴”项,右击执行“设置坐标轴格式”命令,同样将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定:-100”,同时切换到“数字”标签卡中勾选“逆序刻度值”项,最后按下“关闭”按钮,查看一下你的“对称性图表”(如下图)是不是已经大功告成了。
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33**、极速“快打”工资条:大多数工资条是通过函数等方法来实现,我觉得还是很麻烦,不容易记住,也不方便使用,最近我找到一种方法非常快捷有效,方法如下:1)打开工资表,复制第一行工资项目名称行到最后一个人员行下面,有多少人就复制多少行工资项目名称行;2)在最左侧插入1列,在这列中插入数字按2、4、6的方式,直到最后一个人员:接着在工资项目名称行插入数字1、3、5的方式,直到最后一行;3)按新插入列升序重排工资表,这样工资项目名称行就自动排在了每个人的上一行,然后删除或隐藏这一列,打印即可。 34**、用函数快速归类姓名编码:在Excel2007中,CHAR函数和CODE函数的功能是相对应的,前者返回对应于数字代码的字符,后者则返回文字串中第一个字符的数字代码。譬如CHAR(65)等于“A”, CODE“A”等于65。对于汉字而言,以“啊”为例,则有CHAR(45217)等于“啊”, CODE(“啊”)等于45217。45217其实对应的是“啊”的内码,该内码可以根据汉字的区位码通过公式计算而得到。反之,知道了汉字的内码,也可以计算得到汉字的区位码。还是以“啊”为例,该汉字的区号的计算公式为INT(CODE(“啊”)/256)-160,位号的计算公式为MOD(CODE(“啊”),256)-160。对于文中的报名表格,可以在“编码一”列下的B4单元格输入公式“MID(A4,1,1)&(INT(CODE(MID(A4,1,1))/256)-160)*100+(MOD(CODE(MID(A4,1,1)),256)-160)”,并将该公式复制到同一列的其他单元格,在得到姓名中的第一个汉字的同时也得到了该汉字的区位码。其他两列进行类似处理即可,效果如下图所示。
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35**、数字前面有“0”也能算:在Excel2007“单元格格式”设置框中,将数字格式设置为文本时,可以在单元格输入前面有“0”的数字,但这样输入的数字不能进行计算。我们可采用下面的方法输入能计算的数值;选中单元格,点击“[格式]—[单元格]”,单击“数字”标签,在左边的“分类”中选择“自定义选项”,在右边的“类型”中选择“0”,这时“类型”编辑栏中出现“0”。根据自己要在单元格中输入的位数,如“00001”5位,在编辑栏中输入5个0,点击“确定”后,在单元格中就可以输入前面有“0”并可以计算的数字。 36**、快速定位“超长”行数据:1)假如一个Excel工作表真有10000行,如果第1列第8936行的数据需要修改,怎么办?无论用鼠标拖滚动条,还是用键盘上的翻页键,都需要很长时间,这时我们可以按住“Shift”键,然后用鼠标拖动“滚动条”,就会很快定位到所需要修改数据的这一行;2)在Excel当前工作表名称框中输入A8937并按下回车键。名称框在编辑栏的左端,是公式框的左邻;3)若要定义一块矩形区域,可在“引用位置”输入“C5883:H5888”;4)要定位到多个不连续的单元格,可在“引用位置”输入“C5883,F5891,H6078”。
37**、快速设置Excel表格阴影间隔效果:如果Excel 2003/2007表格中的记录比较多,设置表格的阴影间隔效果不仅起到美化表格的作用,同时还可以方便地查询表格中的信息。设置的方法是:选中表格中的数据区域,单击“格式”菜单中的“条件格式”命令,在“条件1”的列表中“公式”,输入公式=“MOD(ROW()-1,2)=1”(公式的含义是:如果表格只有1行标题,那么从表格的第2行开始,每间隔1行设置阴影间隔效果,可根据自己的需要更改)。按下来就可以指定满足条件行的阴影填充的颜色了,单击对话框中的“格式”按钮,在“图案”选项中选择一种填充颜色,确定后就可以看到阴影间隔设置的效果了。如果用户希望偶数行使用背景色的话,只要将公式“=MOD(ROW(),2)=1”换成“=MOD(ROW(),2)=0”即可,如果需要改变每列的颜色,可以将公式中的“ROW()”换成“COLUMN()”即可。
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38**、Excel 2003/2007不连续单元格快速输入相同内容:在Excel软件中输入信息的时候,如果是连续的单元格可以通过拖动填充柄的方法快速输入相同或者有规律的数据。如果单元格不连续,填充的方法就无法奏效了,不过我们可以通过下面的方法快速输入相同的信息。首先,按住Ctrl键的同时,点击鼠标左键选中输入内容相同的所有不连续的单元格,然后敲击键盘输入单元格的内容,最后按下“Ctrl+Enter”组合键,选中的所有单元格都会填充为用键盘输入的内容。
39**、Excel 2003/2007快速调整多个工作表中字体大小:在实际工作中,需要调整单个工作表中字体大小,可直接选择工具栏上的字体大小值来调整,而如果有多个工作表需要调整字体大小,操作显然就比较麻烦了。现在告诉大家一个小技巧,就可以快捷调整多个工作表中字体大小:按住“Ctrl+Shift”组合键,用鼠标左键分别单击各个工作表页签,使之设置为选择状态,放开Shift键,滑动鼠标中间键(滑轮)可以调整字体的大小,向前滑动滑轮可增大字体大小,而向后滑动滑轮可减少字体大小。 40**、Excel 2003/2007不用工具直接给Excel表格截图:有时候,我们需要用截图工具把Excel中的某个表格截取下来,然后插入到Word文档中。其实不用截图工具就可以直接截取Excel表格。首先选定需要截图的Excel单元格区域,然后按住Shift键同时打开工具栏中的“编辑”菜单,这时其下拉选项中原来的“复制”命令,已经转变为“复制图片”的命令,选择该项即可将选定的Excel区域复制为图片,最后在Word中用“粘贴”命令完成截图的插入。
41**、Excel快速制作横幅大字:目前,用于宣传的横幅上的大字主要是通过到文印店里去印刷喷绘、投影设备投影描字和自己动手刻字三种方法来制作。如何让我们身边常用的普通打印机,打印出横幅大字呢?运用Excel拼合方式就能快速制作相当专业的横幅大字。打开Excel 2003,点击菜单中的“[文件]—[打印预览]”或者直接点击工具栏中的“打印预览”按钮,同时把窗口显示比例调整为25%,用鼠标随意选定4张页面,依次点击“[文件]—[打印区域]—[设置打印区域]”菜单命令,然后点击工具栏上的“打印预览”按钮,在预览窗口上方点击“分页预览”按键,此时所选定的区域会按顺序自动生成第1页至第4页且默认为A4纸幅面。选定范围设置完成后,在Excel2003中插入一个艺术字,如“热”字(如图),同时选择好字体,将艺术字移位至蓝色线条范围内,并设置字体大小确保将高度和宽度设置在两张A4纸相加的宽度和高度范围的打印区域内,并稍作调整。以上操作完成后,保存成模板,以后只要制作横幅大字,调用该模板,通过双击修改相应的文字,点击“打印”按钮将大字的每个部分打印出来,将它们拼好就能获得一个完整的大字,然后用少许固体胶将它粘贴在裁好的铅化纸上,用刻刀和尺子相配合将大这刻出来,将字取相等间隔摆放好,用大头针别在横幅上,即可制作出专业的横幅了。 42**、Excel2007 Excel中简单设置横向输入:在Excel2007简单设置一下就可以让你按下回车键光标就自动跳转到横向相邻的单元格去,在Excel里单击“[工具]—[选项]—[高级]”,选中“按Enter键后移动所选内容”,在右边小选项里你可选择向上/向下/向左或向右,单击确定后就可以按照你习惯的方式来跳转单元格了。
43**、将Excel表格以图片形式插入到Word中:很多时候需要在Word中插入Excel数据表格,如果直接在Excel中复制,在Word中粘贴,将会以表格形式在Word中出现,给排版造成一定的困难。如果在Excel中复制后,在Word的菜单栏中选择“[编辑]—[选择性粘贴]”,选择“图片(增强型图元文件)”,就可以快速实现将Excel数据表格以图片形式插入到Word中,此方法同样适用于PowerPoint。 44**、妙用双轴图表多组数据变化更明显:有时候需要在一个Excel图表中呈现多组数据可能会遇到一些问题:如果同时呈现销售额和增长率,但销售额数值比较大,而增长率则通常小于1,这样当这样两组数据出现在同一个图给中时,增长率的变化趋势就无法在图表中体现出来,此时我们可以借助Excel的双轴图表来处理。双轴图表就是一个图表中有两个纵坐标,分别用来标记不同的数据系列。下面我们就以一张只包含销售额和增长率的简单工作表为例来讲解Excel双轴图表的制作。在准备好的工作表中插入一张图表。在插入选项卡的图表组中单击折线图,在下拉列表中选择带数据标记的二维折线图。之所以选择折线图是因为这样便于在图表中选中增长率系列。插入图表后,我们可以看到增长率这个数据系列由于数值过小,在图表上显示为一个横排,无法呈现出其变化趋势。因此,我们需要在图表中另外增加一个纵坐标,来单独标记它。单击选中图表中的表示增长率的点,右键单击它,选择“设置数据系列格式”。在弹出的对话框中,将“系列选项”中的“系列绘制在”改为“次坐标轴”,单击“关闭”退出对话框。一个新的纵坐标就出现在图表的右侧,它用于单独标记增长率。此时,增长率的变化趋势就完全体现在图表中了。至此,一个双轴图表就基本制作好了。不过,由于两个数据系列采用同一种图形类型,且互相交错在一起,这多少会影响到图表的效果。为此,我们需要给销售额系列换一个图表类型。单击选中销售额图表系列,切换到“图表工具”的“设计”选项卡,单击“更改图表类型”,选择“簇状柱形图”。一个泾渭分明的双轴图表就呈现在我们面前了。
小技巧:如果增长率的值太小,以至于在图表中无法显示出来,此时用鼠标单击选中它就有些困难,对此,我们可以这样做:先选中销售额系列,再通过键盘上的向上或向下方向键在图表中的不同对象之间进行切换,直到切换到增长率系列为止。
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45**、快速“录入”带斜线的零:大家知道,数字0和字母O在计算机中长得非常相似,有时,为了便于区别这两个字符,我们可以给数字0中间加一条斜线。那么,如何在Excel中给数字0中间加条斜线呢?教大家一招,选按常规方法在单元格中录入带有数字0的数据,然后,选中单元格,在字体下拉列表中选择Consolas字体即可。 46**、Excel中快速录入26个英文字母:大家知道,在Excel中可利用填充柄快速向表格中输入序列,如果我们想输入英文字母序列,该怎么办呢?其实我们可以利用函数来实现26个英文字母的自动填充。在A1单元格中输入公式“=CHAR(65+ROW()-1)”(A对应的ASCⅡ码为65),然后向下拖动填充柄即可。如果需要输入小写字母序列,只需将公式中的65换为97即可。
47**、清除Excel数据时“跳过”隐藏单元格:在清除Excel单元格数据时,我们常常会发现选区中包含了隐藏的行或列,如果我们清除了选择区域的数据,则选择区域中被隐藏的行或列中的数据也会同时被清除。如果不想清除隐藏区域中的数据该如何操作呢?我们可以选中要清除的数据区域,然后按“F5”键,再在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,接着再在对话框中点选“可见单元格”,单击“确定”,然后按Delete键清除数据,最后显示被隐藏的Excel行或列。怎么样?隐藏数据一个都不少,都被“跳过”去了吧。 48**、在Excel中快速选定行和列的数据:在Excel中如果想选中一列(或一行)数据,而且这一列(或行)的数据又较多,我们一般是先选中第一个数据然后向下(或向右)拖动滚动条,再按住Shift键点击最后一个数据。当然也可以直接点击列标(或行标)选定,不过这样就会包含下面(或右侧)多余的空格。这里有一个简单快速的方法:选中行(或列)第一个数据,然后左手两指同时按下Ctrl+Shift键,再用右手按向下(或向左)的箭头键,则可以选中这一列(行)所有的数据,并且不包含多余的空格。
49**、让Excel2003自动选择输入法:在Excel中输入大量中英文混杂的数据时,切换输入法会大大影响速度,怎样让Excel自动选择输入法呢?其实Excel可以根据要输入的内容自动切换输入法,设置方法是:1)选中使用某种输入法的一个或多个单元格,然后启动需要的输入法;2)单击菜单上的[数据]—[有效性],打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡;3)在“输入法模式”选项卡的“模式”下拉列表中选择“打开”。最后单击“确定”按钮保存设置。此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动选择,用起来非常方便。 50、分数段统计我有办法:考试结束老师们都要对学生的考试成绩进行分析。各分数段人数的统计是其中一项必做的工作。在Excel中,怎样快速准确地统计分数段人数呢?以下的方法也许能对此有所帮助。先看看原始的学生成绩差。五门功课的成绩分布在C2:G6单元格区域。 1**)利用COUNTIF函数:COUNTIF函数可以统计单元格区域内满足指定条件的单元格数目,所以用来统计分数段人数顺理成章,我们用它来统计C列的语文成绩分数段。如下图所示,我们需要在N2单元格统计语文分数在90分以上的学生数。那么只需要在N2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:C6,”>=90”)”就可以了。其含义就是统计C2:C6单元格区域中满足大于等于90的单元格数目。所以,要统计80分至89分这一段的学生数,那么就需要输入公式“=COUNTIF(C2:C6,”>=80”)- COUNTIF(C2:C6,”>=90”)”。很明显,大于等于80分的人数减去大于等于90分的人数正是我们想要的人数。其他分数段可以依次类推。
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请问可以将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中吗?具体如何实现?

  1. 快速选中全部工作表

按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中,在这需注意的是,一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容,该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。

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2**)利用FREQUENCY函数:这是一个专用用于统计单元格区域中数据的频率分布的函数,用它来统计分数段自然名正言顺。以D列的数学成绩的统计为例。我们先在M2:M5设置好分数段,再在L2:L5单元格区域设置好各分数段的分隔数(即为该分数段的上限数字),在编辑栏输入公式“=FREQUENCY($D$2:$D$6, $L$2:$L$5)”,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认,即可在公式的两端添加数组公式的标志“{}”,同时可以看到分数段的人数已经统计完成了。需要注意的是公式输入完成后必须按“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认以产生数组公式,而且数组公式的标志“{}”也不可以手工输入。
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3**)利用DCOUNT函数:DCOUNT函数平时我们不常用,它可以从满足指定条件的数据库记录的字段中计算数值单元格数目。这话听起来似乎不太容易懂,但用它统计分数段是很不错的,比如统计E列的英语成绩。我们需要事先做一个设置,如下图所示。以统计80分至89分人数为例:我们需要在Q16和R16单元格分数输入“英语”(必须与原始成绩表的列标题一致),然后在Q17和R17单元格分别输入“>=80”,“<90”。这四个单元格是作为指定条件使用的,在N16单元格输入公式“=DCOUNT($E$1: $E$6,”英语”,Q16:R17)”,完成后按下回车键就可以得到正确结果了。要注意的是公式中第一个参数为成绩所在单元格区域,必须包括列标题。依次类推。统计其他各分数段人数,只需要改变一下公式中第三个参数,即条件所在的单元格区域就行了。
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4**)利用SUM函数:SUM函数是用来求和的,这地球人都知道。但是,它也可以用来进行多条件计数,所以也可以用来统计分数段。当然,还得借助于数组公式才行。以F列的理论成绩为例。如下图所示,在N24单元格输入公式“=SUM(($F$2: $F$6>=90)*($F$2: $F$6<=100))”,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键产生数组公式,就可以得到大于等于90分且小于等于100分的学生数了。同样,数组公式“{=SUM(($F$2: $F$6>=70)*($F$2: $F$6<80))}”可以得到70-79分这一段的人数。其他各分数段可以依次类推。
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5**)利用SUMPRODUCT函数:SUMPRODUCT函数可以返回数组或区域的乘积之和,所以正好可以用它来统计分数段。以G列的实践课为例。如下图所示,要统计90分以上的人数,那么可以在N30单元格输入公式“=SUMPRODUCT(($G$2: $G$6>=80)*($G$2: $G$6<=90))”,其他依次类推就行了。
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51、在打开文档前预览文档:1)单击“Office按钮”,然后选择“打开”命令,弹出“打开”对话框;2)选中需要预览的文档,然后单击对话框右上角的“视图”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“预览”命令。选择“预览”命令后,在“打开”对话框的右侧就会显示出该文档的内容。
52、更改显示“最近使用的文档”的个数:为了防止泄露用户最近对文档的编辑和使用情况,在“工具”—“选项”—“常规”—“列出最近使用的文档”的数量设置为0。
53、以兼容模式保存文档:1)打开“Word选项”对话框,单击左侧窗格中的“保存”项;2)在右侧窗格中的“保存文档”栏中,单击“将文件保存为此格式”下拉列表,选择“Word97-2003文档(*.doc)”选项;3)单击“确定”按钮。
54、关闭拼写和语法的查错功能:打开“工具”—“拼写和语法”,撤选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框。
55、让旧版本的Office兼容2007:到微软网站下载Microsoft
Office兼容包。下载地址:http://www.
Microsoft.com/download/details.asp?displaylang=zh-cn&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466,下载完成后,安装该兼容包即可。
56、允许英文在单词中间换行:编辑文档过程中遇到要输入一段英文字母,特别是在粘贴英文文件路径时,当前行不能显示完全时会自动另起一行,而当前行中的文字的间距就会被拉得很开,影响文档的美观,一个处理技巧是:1)选定需要设置的段落后右键单击,在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令,打开“段落”对话框;2)切换到“中文版式”选项卡,将“换行”栏中的“允许西文在单词中间换行”复选框选中;3)单击“确定”按钮。设置后,西文就会自动在单词中间断开,以对齐段末。
57、让弯引号变成直引号:在“格式”—“自动套用格式”—“选项”—“键入时自动套用格式”中撤选或选取“直引号替换为弯引号”复选框。
58、快速转换上下标:选择需要设置为上、下标的文本,分别按“Ctrl+Shift++”、“Ctrl++”组合键。
59、取消中文与西文、数字之间的间隔:默认情况下,中文与西文、数字之间会有一小段空白间隔,如果想取消这一小段空格,可以在“段落”对话框进行设置:1)打开“段落”对话框;2)切换到“中文版式”选项卡,然后在“字符间距”栏中撤选“自动调整中文与西文的间距”复选框和“自动调整中文与数字的间距”复选框的选中;3)单击“确定”按钮。
60、快速选定所有格式相同的文本:1)选中一段内容或将光标定位到该段中间;2)按“Shift+F1”组合键,打开“显示格式”窗格;
3)在“所选文字”栏中单击“标例文字”下拉列表,在弹出的菜单中选择“选定所有格式类似的文本”命令,即可选中所有格式类似文本。
61、自动断字:用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白,也可以在窄行文本中保持相同的行宽。可以设置自动或人工断字:1)切换到“页面设置”选项卡,在“页面设置”工具组单击“断字”按钮下拉菜单,选择“断字选项”命令,打开“断字”对话框;2)选中“自动断字”复选框;3)在“断字区”框中,输入一行中最后一个单词的右页边距,要减少连字符的数量,应放宽断字区;要减小右边参差不齐的现象,应缩小断字区;4)在“在连续断字次数限为”框中,输入可连续断字的行数;5)单击“确定”按钮关闭对话框。
62、快速隐藏或显示页面空白:在Word中,每一页的页面上端都有一条空白,占据了页面上宝贵的空间,影响显示效果。要隐藏页面的这个空白,可将鼠标移至任一页面顶端空白处,当鼠标显示为上、下相对箭头时(此时有“双击可隐藏空白”提示显示出来),双击鼠标左键即可。要显示页间空白,重复上述步骤(鼠标显示为上下相反箭头时双击)。
63、添加斜线表头:1)将光标定位到需要绘制斜线表头的单元格(一般表格左上角的单元格),点选“表格”的“绘制斜线表头”,在“表头样式”中选择相应的格式,如:“样式三”,在“字体大小”下拉列表框中设置表头内的字体大小;在“行标题一”、“行标题二”、“列标题”三个文本框中输入相应的项目内容;4)单击“确定”按钮即可插入设置的斜线表头。
64、快速上下移动表格的行:选中或将光标定位到需要移动的行;2)按Shift+Alt+“上箭头”组合键将该行上移。
65、快速让列的宽度a适应内容:有些情况下,单元格中文字内容比较多,以至于挤满了整个单元格或是排列不整齐,此时采用如下方法快速调整:1)将鼠标移动到需要调整的单元格的所在列的边线上;2)当鼠标光标变成“背箭头”状,双击鼠标左键即可将列的宽度调整为适合单元格内容的宽度。
66、让单元格大小随内容增减变化:1)选中需要设置的表格;2)右击选中的表格,在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令,打开“表格属性”对话框;3)切换到“表格”选项卡,单击右下角的“选项”栏中选中“自动重调尺寸以适应内容”复选框;4)单击“确定”按钮回到“表格属性”对话框,查看所有选项卡下的内容,撤选所有“指定高度”和“指定宽度”复选框;5)单击“确定”按钮。
67、通过“公式”对话框对表格行求和:将光标定位到欲进行求和的行或列的最后一个单元格,点击“表格”——“公式”,在公式框中输入“=SUM(LEFT)”,可以对光标所在单元格所在的行的左侧所有单元格求和。同理,输入“=SUM(RIGHT)”、“=SUM(ABOVE)”、“=SUM(BELOW)”,可以得到右边、上边和下边的所有单元格中数据的和。
68、以特殊角度旋转图形:1)选中欲旋转的自选图形;2)将光标移动到图形周围控点中绿色的角度控点上,当光标变成“旋转”状时按下鼠标左键;3)按住鼠标左键拖曳即可以按15°、30°、45°等角度旋转图形。

 

右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。

选中需产生表格的文字内容,在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令,在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号,同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整。

69、快速移动单元格或单元格区域:在工作表中需要移动某一区域单元格数据时,可以使用剪切的方法进行,下面介绍一种更快捷的方法:1)选中需要移动的单元格或单元格区域;2)将光标单元格到选中区域的边缘,在光标变成“双背十字箭头”时,按住Shif键拖动到合适的位置即可。
70、引用其他工作表中的单元格:使用公式进行计算时,是使用单元格名称来引用单元格内容进行计算的,如“=A1+B3”等,这些都是在同一个工作表中进行操作的,如果要引用其他工作表中的单元格数据进行计算该怎么办呢?下面以在Sheet2工作表的单元格中计算Sheet1工作表中的A3单元格数据加Sheet2工作表中的C5单元格数据为例:1)双击Sheet2工作表中存放计算结果的单元格,进入编辑状态;2)输入“=Sheet1!A3+Sheet2!C5”(不含引号),按回车键即可。
71、为单元格文字添加汉语拼音:和Word一样,Excel单元格中的文字也是可以添加汉语拼音的:1)选中需要添加拼音的单元格;2)点击“格式”—“拼音信息”—“设置”,然后在相应的文字上输入相应的拼音;3)点击“格式”—“拼音信息”—“显示或隐藏”,这时候,拼音可以在显示或隐藏中切换。
72、利用()输入分数:在单元格中输入负数时,先在单元格中输入“()”(半角状态下输入的括号),然后将正数输入在括号中,按下回车键即可得到对应的负数,如:在单元格中输入“()”,按回车键即可得到“-100”。
73、快速输入分数:在输入分数时可以使用设置单元格格式的方式,但每次都有设置还是很麻烦,这里再介绍一种更为快捷的方法:1)双击需要输入分数单元格,进入编辑状态;2)在输入分数前先输入“0”和空格,如“0 2/5”(0后有一个空格);3)按回车键,即可在单元格中输入分数2/5。
74、防止空白单元格替换数据单元格:一个区域中的数据复制到另外一个大小相同的区域中,可能出现源区域中的空白单元格覆盖目标区域中相应位置的非空白单元格的情况,要避免这个问题,可以使用“选择性粘贴”的方法:1)右键单击要复制的单元格区域,在快捷菜单中单击“复制”命令;2)选定粘贴区域的左上角的单元格,然后在工具栏单击“粘贴”按钮的下拉菜单,选择“选择性粘贴”命令;3)在弹出的对话框内选中“跳过空单元”复选框;4)单击“确定”按钮即可。
75、利用F4键快速更改引用方式:公式中的单元格引用通常有三种:相对引用、绝对引用和混合引用,通过F4键可以快速在三种引用之间切换。假如C1单元格包含公式“=SUM(A1:B1)”,如果需要改变其中的单元格引用方式,可以选中C1单元格,然后选中工作表编辑栏中的引用A1:B1,按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。其中:按一次F4将A2:B2改变为$A$2:$B$2;再按一次F4将$A$2:$B$2改为A$2:B$2。如此反复,即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间快速切换。
76、去掉特定分数求平均分:评委在计算选手得分时,通常是采用去掉一个最高分和一个最低分之后再求平均分的方法,下面以求数据在B2:B20单元格的平均分为例进行介绍,如下图:1)选中存放计算的单元格;2)在单元格中输入公式:“=(sum(B2:B20)-large(B2:B20,1)-small(B2:B20,1))/(count(B2:B20)-2)”;3)按下回车键即可。
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77、去掉特定分数求平均分:去掉特定分数求平均分还有一个更简单的方法,那就是利用TRIMMEAN函数。TRIMMEAN函数可以求得截去部分极值后的数据的平均值,即TRIMMEAN先从数据集的头部和尾部除去一定百分比的数据,然后求平均值,如上图:1)选中存放计算的单元格;2)在单元格中输入公式:“=(TRIMMEAN(B2:B20,0.2)”;3)按下回车键即可。注:公式中的“0.2”,即我们所规定的要去除数据的百分比。需要注意的是函数TRIMMEAN将除去的数据数目向下舍入为最接近的2的倍数。
78、求符合指定条件的平均分:如果求低于90分的数据的平均分,该怎么办呢?如上图:1)选中存放计算结果的单元格;2)在单元格输入公式:“=AVERAGE(IF(B17:B20<90,B17:B20))”;3)按下Ctrl+Shift+Enter组合键,此时公式外层会自动添加一对大括号(不可手动输入此大括号),这时需要的结果也就计算出来了。
79、利用“&”符号将多列数据合并到一列中:如果要将A、B、C三列中的内容合并到D列中,选中D2单元格,并在公式编辑栏中输入公式:“=A2&B2&C2”,回车后,可得到合并结果。
80、使用ROUND函数实现四舍五入:在需要对单元格中数据进行四舍五入时,可以使用ROUND函数实现,下面以把4.16保留一位小数为例:1)选中需要插入ROUND函数的单元格;2)在单元格中插入“=ROUND(4.16,1)”;3)按回车键后单元格中会显示4.2,其他依此类推。
81、使用HYPERLINK函数创建链接:使用HYPERLINK函数可以创建各种链接,这里用一个例子说明。例:在单元格中输入“=HYPERLINK(“D:\zj\bgs\1.doc”,”单击此处””,回车后单元格中将显示一个名为“单击此处”的链接,单击此链接即可打开D盘下的1.doc文件。
82、COUNTIF函数的使用:需要统计某一单元格区域中符合某一条件的数据,可以使用COUNTIF函数快速实现,如统计A1:C9单元格区域中大于100的数据:1)选中一个用来存放统计结果的单元格;2)输入“=COUNTIF(A1:C9,
“>100″)”;3)按下回车键即可。
83、利用函数排除空值单元格:如果在某一列中有些填了数字,有些没有填数字,而在它的相邻列要根据其左列数字的有无来添加某一固定数字60,也就是左列有水电费的人扣除60元卫生费,而左列没有水电费的人则不扣除卫生费,如下图:可以在P4单元格中输入“=IF(O4<>””,60,)”即可。
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84、利用函数排除零值单元格:在计算平均值时,往往不希望对0值单元格进行计算,计算时可以使用函数排除值为0的单元格。以求B3:E32单元格区域中非0单元格的平均值为例:1)选中一个用来存放统计结果的单元格;2)输入“=AVERAGE(B3:E32)/COUNTIF(B3:E32,
“<>0”)”,按回车键即可。
85、忽略错误数值求和:在选区包含错误的情况下,一般采用忽略错误值的方法,对未错误值求和,这时就要用到函数了。以选取为A1:A56,其中包含错误数值为例,只需要在存放计算结果的单元格中输入“=SUM(IF(ISERROR(A1:A56),0,A1:A56))”后,再按Shift+Ctrl+Enter组合键即可。
86、月底自动统计销售额:销售部门在每个月的月底时,经常需要对产品本月的销售额情况进行统计,利用EOMONTH函数就可以在每个月的月底时自动统计各种产品本月的销售总金额。例:在销售金额统计表中的E2单元格存放的是统计报日期,在D4至D34单元格存放产品当月中每一天的销售金额;在A33单元格输入公式:“=IF(TODAY()=EOMONTH(E2,0),SUM(D4:D34),””)”。这样每当日期为报表日期的月底那一天时,Excel就会自动计算出产品当月的所有销售金额;如果不是月底则公式不显示结果。
87、计算日期对应的星期数:有时用户希望求出日期所对应的星期数,以便分析星期对相关数据的影响。在A2:An单元格中输入日期,然后在B2单元格中输入公式:“=CHOOSE(WEEKDAY(E17,2),”星期一”,”星期二”,”星期三”,”星期四”,”星期五”,”星期六”,”星期日””,回车后,即可得到E17单元格中日期对应的星期数,然后利用公式填充柄,复制公式到Fn单元格即可。
88、使用RANK函数进行排序:对某些数值列(如“工龄、工资、成绩排名”等)进行排序时,用户可能不希望打乱表格原有数据的顺序,而只需要得到一个排列名次。对于这个问题,可以用函数来实现(如下图,以“总成绩”为例):1)在“总成绩”右侧插入一个空白列(H)用于保存排名;2)选中H3单元格,输入公式:=RANK(F3,$F3$3:
$F3$6),然后回车得出F3单元格数据的排名;3)再次选中H3单元格,将鼠标移至该单元格的填充柄处,按住左键向下拖拉至最后一条数据为止,排名次序就出现了。
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89、使用IF函数排序:还是以上例中的总成绩为例,如下图:1)选中F3单元格,根据排序需要,执行“降序排序”或“升序排序”;2)假如“总成绩”是按值由大到小(降序)排列的,而又想赋予每个总分从1到n的排名,可以在H4单元格中输入公式=IF(F4=F3,H3,H3+1),然后回车即可得出排名第二的序号“2”;3)拖动H4的填充柄,将公式复制到H1等单元格,就可以计算出其他同学的总分排名。注:使用此方法需要对数据先进行排序,而利用RANK则不需要事先排序。
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90、多项条件的高级筛选:“自动筛选”主要应用某一列筛选,而“高级筛选”可以对多个列进行筛选,而“高级筛选”可以对多个列进行筛选。使用“高级筛选”功能筛选多列数据时,首先要建立条件区域,这个条件区域并不是数据清单的一部分,而是确定筛选应该如何进行。使用Excel高级筛选时,工作表的“数据区域”与“条件区域”之间,至少要有一个空行做分隔,而且“条件区域”必须有列标志,否则Excel会将“条件区域”视为是数据清单的一部分。以上例的“学生成绩表”为例,应用操作如下:1)选择1、2、3、4行,单击鼠标右键,选择“插入”命
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令,插入四个空行;2)在插入四个空行的“学生信息档案”中,拖动鼠标选取并复制A6:H13单元格区域,将其粘贴到A1:G1单元格区域,并在A2和C2单元格中输入筛选条件;3)切换到“数据”选项卡,在“筛选和排序”工具组单击“高级”按钮,打开“高级筛选”对话框,在“方式”下选择“在原有区域显示筛选结果”,将光标定位在“列表区域”后面的文本框中,拖动鼠标选取A6:A13单元格区域,利用同样的方法设置“条件区域”为A1:G1单元格区域;4)单击“确定”按钮,即可筛选出满足条件的结果。

答:可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下:先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中,然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,再选择“方式”下的“文本”项,最后单击“确定”按钮即可。

  1. 快速启动Excel

2用“+”、“-”号巧制表格

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如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作:
1.双击“我的电脑”图标,进入Windows目录,依次打开“Start
Menu\Programs\启动”文件夹;
2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。
如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel:
方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。
方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”,以后启动时只需双击快捷方式即可。

资产负债表格制作一般的Word用户都会,但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作,可能很多朋友都不会,它的具体操作方法又是如何进行?

2.1.2 快速实现整块数据的移动

  1. 快速删除选定区域数据

答:利用键盘上的“+”与“-”号制作表格,有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条,而“-”号起到连线的作用,其具体制作方法是:首先在要插入表格的地方输入“+”号,用来制作表格顶端线条,然后再输入“-”号,用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号,“-”号越多表格越宽),接着再输入一些“+”号。完成后再按回车键,便可马上得到一个表格。

在工作中常常需要移动单元格中的数据,请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗?

如果用鼠标右键向上或向左拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

小提示:用此方法制作出的表格只有一行,若需制作出多行的表格,则可将光标移到表格内最后一个回车符号前,按“Tab”键或回车键,即可在表格后插入行。

 

  1. 给单元格重新命名

个人简历表格下载之后,有时需要对行列宽度进行一些微调,请问除了进行表格属性外,有没有其他更方便的方法呢?

答:可以直接采用拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。然后移动鼠标到边框处,当鼠标指针变成一个四个箭头标志时,按住“Shift”键的同时按下鼠标左键,拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置),放开鼠标左键即完成移动。

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法:
1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。
2.选中要命名的单元格,单击“插入→名称→定义”命令,显示“定义名称”对话框,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确定”按钮即可()。
注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

答:在进行Word表格编辑时,如果要知道行或列的宽度,只需在按住鼠标左键调行的同时按下右键,标尺上(调整行时会在垂直标尺上显示,而在调整列时会在水平标尺上显示)就会显示出行或列的尺度。提醒大家此时表格标尺的精确度为0.01字符。

 

  1. 在Excel中选择整个单元格范围

4表格行列宽度调整技巧

2.1.3 固定数据输入时的焦点

在Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+
*”。
注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

表格在制作完成后常需进行一些调整,而在调整中有没有技巧呢?

在数据输入时,每当我们按下“Enter”键后,光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中,就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗?

  1. 快速移动/复制单元格

答:技巧当然有,下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧。

 

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

首先选中要调整的行或列,并在选择区域上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,然后再根据实际情况选择“行”或“列”选项卡(若要调整行高度则选择“行”选项卡,要调整列宽度则选择“列”选项卡),再选择“指定高度”复选框,然后在其后输入具体数值,完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达到如此精确度,也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整,在调整的过程中,如不想影响其他列宽度的变化,可在拖动时按住键盘上的“Shift”键;而若不想影响整个表格的宽度,可在拖动时按住“Ctrl”键。

答:要实现上述要求并不难。输入数据前,在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候,再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键,光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格,可以使用方向键来完成。

  1. 快速修改单元格式次序

 

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时,每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡,然后取消选择“按Enter键后移动”复选框,最后单击“确定”按钮即可。

  1. 彻底清除单元格内容

 

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击“编辑→清除”命令,这时显示“清除”菜单(),选择“全部”命令即可,当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

2.1.4 实现以“0”开头的数字输入

  1. 选择单元格

在Excel单元格中,输入一个以“0”开头的数据后,往往在显示时会自动把“0”消除掉。请问有什么办法来让“0”不被消掉吗?

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可;
选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可;
若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可;
若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格;
若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。

 

  1. 为工作表命名

答:要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘
”(单引号),这样跟在后面的以“0”开头的数字的“0”就不会被系统自动消除。

为了便于记忆和查找,可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击“格式→工作表→重命名”命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。
2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

 

  1. 一次性打开多个工作簿

2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一
打开工作簿所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动Excel
2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二
将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application
Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中,以后启动Excel
2002时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel
2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel),单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel
2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四
在Excel
2002中,单击“文件→打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工作簿。
方法五
用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文件→保存工作区”命令,打开“保存工作区”对话框,取名保存。以后只要用Excel
2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

请问如何将工作表中的整列数据转换成用矩阵来表示?

  1. 快速切换工作簿

 

对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

答:要实现一列数据转化成一个矩阵,必须保证该列数据的个数L要等于该矩阵行数M和列数N的乘积,即L=M×N。然后按如下操作:选择该列的前N个数据,将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格,然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“转置”复选框,最后再单击“确定”按钮即把前N数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组N个数据,执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格,执行“转置”操作。这样经过M次的“转置”后就把数据全部转换为矩阵形式了。

  1. 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

 

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。

2.1.6 利用命令按钮快速实现合并

  1. 快速查找

对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的,可每次都要执行好几个步骤才能完成,请问有没有更快捷的办法?

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号作为通配符,以方便查找操作。问号代表一个字符,星号代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号作为通配符使用,那么如何查找问号呢?只要在这两个字符前加上波浪号就可以了。

 

  1. 修改默认文件保存路径

答:其实系统为我们提供了合并单元格的工具按钮,只是它不是默认的工具栏按钮而已,可以按以下操作自行添加:单击“工具”菜单栏中的“自定义”命令,再选择“命令”选项卡,在左边的“类别”列表中选择“格式”后,在右边的“命令”选择列表中就可以找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮。

启动Excel
2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标签中,将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

 

  1. 指定打开的文件夹

 

我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下:
单击“开始→运行”,输入regedit命令,打开“注册表编辑器”,展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\
Office\10.0\Common\Open
Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值分别为“我的文件”和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭“注册表编辑器”,重启电脑。以后在Excel
2002中进行“打开”操作时,打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可进入“d:\mypath”文件夹。

直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。

  1. 在多个Excel工作簿间快速切换

 

按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

2.1.7 让单元格数据斜向排版

  1. 快速获取帮助

有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的,请问这个效果该如何实现?

对于工具栏或屏幕区,按组合键“Shift+F1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

 

  1. 创建帮助文件的快捷方式

答:要实现这个效果并不难,因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮,将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格,然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm,存放在安装目录\Office10\2052目录中,单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后,不管Excel是否在运行,而且也不用调用Office助手,单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。

 

  1. 双击单元格某边移动选定单元格

2.1.8  自动检测输入数据的合法性

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边,注意要选择与移动方向相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状,双击选择单元格的某边,鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格,则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的非空白单元格中。

由于特殊需要,我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。请问可以在用户输入数据时自动检测其一致性吗?

  1. 双击单元格某边选取单元格区域

 

与上一技巧类似,如果在双击单元格边框的同时按下Shift键,根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。

答:只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。先选择需要进行该设置的单元格,然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令,单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型,如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话,还可以对“数据”项进行设置。

  1. 快速选定不连续单元格

 

按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

 

  1. 根据条件选择单元格

当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元格设置提示的类型和默认的输入法等。最后单击“确定”按钮。这样设置后,当用户输入的数据不符合你的设置要求时,系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。

单击“编辑→定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如“常量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

 

  1. 复制或移动单元格

2.1.9 通过剪贴板为单元格添加数据

把单元格从一个位置复制或移到另一个位置,其方法为:选择源单元格,单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令,选定目标单元格,从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令,则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。

为什么利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时,在菜单中的“粘贴”命令项有时是灰色的,没办法操作?请问该怎么办?

  1. 完全删除Excel中的单元格

 

想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格,然后按下“Ctrl+
-”,在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

答:想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无法实现的。但是可以利用“剪贴板”来实现。首先要通过“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令,调出剪贴板查看程序,然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上,这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。接着将光标定位到要添加的单元格中,再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目,数据就会自动的添加到单元格中了。

  1. 快速删除空行

 

有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行,然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。
注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

2.1.10 直接公式输入法

  1. 回车键的粘贴功能

在输入公式或函数时,每次都要在前面带个“=”号,实在麻烦。请问可以直接输入公式吗?

回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时,按下回车键可以实现粘贴功能。
注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。

 

  1. 快速关闭多个文件

答:当然可以,只要稍微设置一下就可以实现了。具体步骤如下:先单击“工具”菜单中的“选项”命令。再在弹出的选项对话框中选择“1-2-3的帮助”选项卡,选择“转换Lotus
1-2-3公式”复选框。

按住Shift键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。

最后单击“确定”按钮即完成设置。不过需要注意的是,这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字,不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“=”号。

  1. 选定多个工作表

 

若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。

2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度

  1. 对多个工作表快速编辑

在Excel单元格中输入文字时,即使输入的文字长度超过单元格长度,系统也不会自动换行,而只是显示为一行。请问可以让系统自动根据单元格长度来调整文本的行数吗?

如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。
按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。一般情况下,进行的操作主要有如下几种:
1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。
2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。
3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。
4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。

 

  1. 移动和复制工作表

答:其实这就是文本的自动换行问题,要实现起来是很容易的。

不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。当然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后,以前不相邻的表可变成相邻表。

 

  1. 工作表的删除

在输入文本时,当到达单元格最右边时,同时按下“Alt+Enter”组合键,这样系统会自动加宽单元格的宽度,而文本也会自动换到下一行。如果觉得每次按组合键太麻烦,可以执行如下设置来一劳永逸:首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处,选择工作表中的所有单元格(当然也可以按下“Ctrl+A”组合键来选择)。然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,选择“自动换行”复选框。最后单击“确定”按钮即可完成。如果只要实现部分单元格的自动换行,可以先选定这些单元格,再执行上述操作就可以了。

单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永久删除。
注意:“删除工作表”命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。

 

  1. 快速选择单元格

 

在选择单元格时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格。
在选择单元格时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格。

2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据

  1. 快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)

在编辑工作表时,有时整行或整列需要输入的数据都一样,很显然如果一个一个单元格的输入实在太麻烦了。请问有什么快捷的方法吗?

在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。

 

  1. 备份工件簿

答:可以利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。具体操作如下:首先在第一个单元格中输入需要的数据,然后单击选中该单元格,再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处,当指针变为小的黑色“+”字型时,按住左键,同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标,选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格,最后松开鼠标即可。这样数据就会自动复制到刚才选中的所有单元格了。不过上述方法只适用于输入的是文本信息。如果要重复填充时间或日期数据时,使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。这时可以先按住“Ctrl”键,然后再拖动填充柄,填充的数据才不会改变。

单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项(),单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。

 

  1. 自动打开工作簿

2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位

(微软Office技巧大赛获奖作品)
我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn
Files\Microsoft
Office\Office10\XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。

在修改工作表中的单元格数据时,如果要在单元格中增加数据的话,每次都要先用鼠标定位,然后再用键盘输入,这样来回地切换很不方便。请问有什么键盘组合键吗?

  1. 快速浏览长工作簿

 

当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角,按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl+.”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。

答:当然有,可以用键盘的方向键来选择单元格,然后按下“F2”键。这样单元格就会自动转换输入模式,同时光标也自动定位在该单元格的最后面,直接输入数据就可以了。

  1. 快速删除工作表中的空行

 

如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。

2.1.14 在信息输入前就给予提示

  1. 绘制斜线表头

希望在用户为单元格输入信息时,系统能自动的给予一些必要的提示,这样不但可以减少信息输入的错误,还可以减少修改所花费的时间。请问该如何实现?

一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法:
由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。

 

  1. 绘制斜线单元格

答:可以按如下操作:首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令,在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。

利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。

 

  1. 每次选定同一单元格

2.1.15 正确显示百分数

有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。

在单元格中输入一个百分数(如10%),按下回车键后显示的却是0.1。请问该如何设置才能正确显示百分数?

  1. 快速查找工作簿

 

你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为:
1.单击工具栏中的“打开”按钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替;
2.在“文本属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。

答:出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了,只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下:选择该单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。

  1. 禁止复制隐藏行或列中的数据

 

如果你复制了包含隐藏列的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

2.1.16 巧做设置,使公式更加明了

  1. 制作个性单元格

在工作表的公式中,我们经常是通过单元格标号来引用数据的,如
“F2=A2+B2+C2+D2”。这样很难一下子了解公式具体的内容。有没有方法用文字来取代单元格的符号,让公式更直观些呢?

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中,它还会随单元格自动改变大小。

 

一、 数据输入和编辑技巧

答:这个想法的确很不错,当然也是可以实现的。可以按下列步骤来操作:例如在一个特定的数据库工作表中,一般每一列数据都是同一个字段下的。可以先为每一列数据设置好相应字段名(如:语文、数学、外语、总分等)。再单击“工具”菜单中的“选项”命令,选择“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框。

  1. 在一个单元格内输入多个值

 

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。

 

  1. 增加工作簿的页数

 

单击“插入→工作表”命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。

最后单击“确定”按钮。这样如果要利用公式计算时,可以直接在公式中输入字段名称来表示了,例如:总分=语文+数学+外语。

  1. 奇特的F4键

 

Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。

2.1.17 在连续单元格中自动输入

  1. 将格式化文本导入Excel

等比数据序列

1.在Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后,保存此文本文件并退出;
2.在Excel中打开刚才保存的文本文件,出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框,选择“分隔符号”,单击“下一步”;
3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”;
4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需改动,Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。

请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗?

  1. 快速换行

 

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

答:可以通过填充的方法来实现。具体操作如下:首先在第一个单元格中输入该序列的起始值,然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中,再选择“类型”中“等比序列”单选按钮,再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值,只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。最后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。

  1. 巧变文本为数字

 

在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。

2.1.18 选择大范围的单元格区域

  1. 在单元格中输入0值

由于屏幕大小的局限性,如果利用鼠标拖动操作,总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗?

一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

 

  1. 将数字设为文本格式

答:当然有。可以试试如下操作:首先在“名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中输入该操作区域的起始单元格名称代号,然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号,中间用“:”冒号分开。最后按下“Enter”键,这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。方法是:
1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;
2.单击“格式→单元格”命令,然后单击“数字”选项卡();
3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”;
4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。

 

  1. 快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)

2.1.19 为修改后的工作表添加批注

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。
提示:事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

想在对工作表文档进行修改的同时,在修改处添加批注,以方便日后查阅。请问该如何操作?

  1. 在同一单元格内连续输入多个测试值

 

一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

答:为修改添加批注是很容易实现的。具体操作如下:首先选择已经修改过的单元格,然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入框,输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字,当然也可以改为当前使用者的名字。在光标处就可以输入要添加的批注了。输入完成后鼠标单击任意位置,批注文本框就会自动隐藏起来。这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号,当鼠标移动至该单元格上时,会自动弹出刚才添加的批注内容。同时还可以用鼠标右键单击该单元格,在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。

  1. 输入数字、文字、日期或时间

 

单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入
9/5/96 或
Jun-96。如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a 或
p,例如,9:00 p。否则,如果只输入时间数字,Excel将按 AM处理。

2.1.20 隐藏行或列的其他方法

  1. 快速输入欧元符号

请问要实现行或者列的隐藏有什么其他好的方法吗?

先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘键入0128这4个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。

 

  1. 将单元格区域从公式转换成数值

答:要实现行或者列的隐藏除了利用“隐藏”命令外,还有以下几种方法可以实现。其中最简单的就是直接拖动鼠标来实现。先移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边,当鼠标指针变成了一个黑色的带有上下箭头的“+”字状时。按下鼠标左键,然后拖动鼠标使其不可以见即可。当然也可以通过键盘组合键来操作完成:按下组合键“Ctrl+9”隐藏的是行;按下组合键“Ctrl+0”隐藏列。如果要取消隐藏,只需要再同时按下“Shift”键,即同时按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+0”组合键。

有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实,有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离,然后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标
(此时,单元格区域边框变花了),从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

 

  1. 快速输入有序文本

当然如果要隐藏的行或者列比较多时,用这上述两种方法还是显得有点麻烦,这时可以试试利用“Shift+Alt+→(右方向键)”组合键来隐藏。首先利用“Ctrl”键来选择所有要隐藏的行或者列,然后同时按下“Shift+Alt+→(右方向键)”组合键,这时会弹出“创建组”对话框,询问要创建的组是行还是列。如何隐藏的是行就选择“行”单选按钮,如果隐藏的是列就选择“列”单选按钮。最后单击“确定”按钮完成。这时在工作表中行或者列的序号处会产生一条黑线,它将刚才选择的所有行或列连接起来,同时在末端会有一个“-”符号。单击该符号,则所选的行或者列就会组成一个组,从而达到隐藏的效果。同时“-”号会变成“+”号。要恢复隐藏,只要再单击该“+”号即可。或者按下数字“1”或“2”也可以实现。如果要取消分组模式。只需同时按下“Shift+Alt+←(左方向键)”组合即可。

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字、日期等,可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”),按住鼠标左键向后拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。

 

  1. 输入有规律数字

2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式

有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8……)。

请问除了使用“取消隐藏”命令外,还有什么更快捷的方法来实现找出已经被隐藏的行或列吗?

  1. 巧妙输入常用数据

 

有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选“自定义序列”标签(),先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名),用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

答:要取消隐藏的行其实有更简单的方法。例如要恢复被隐藏的第2行,可以执行如下操作:首先将鼠标指针移动到第1行和第3行之间的位置,当鼠标的指针变成横向为“=”号,纵向为黑色实心双箭头的十字形状时,执行用鼠标左键双击操作,这样被隐藏的行就会显示出来了。这种方法比用“取消隐藏”命令要快捷的多。取消列的隐藏方法同上所述。

  1. 快速输入特殊符号

 

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号,非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令,打开“替换”对话框(),在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换为”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的钩去掉,然后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。

 

  1. 快速输入相同文本

 

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法来完成输入:
1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本,我们先在第一个单元格中输入该文本,然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。
2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D”键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。
4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下“Ctrl+Enter”键即可。

2.1.22 在常规格式下输入分数

  1. 快速给数字加上单位

当在工作表的单元格中输入如“2/5、6/7”等形式的分数时。系统都会自动将其转换为日期格式。所以每次都要先将单元格格式设置为“分数”后才可以正确显示。难道就没有办法可以在常规格式下直接输入分数吗?

有时我们需要给输入的数值加上单位,少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中,然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位即一次性加到相应数值的后面。

 

  1. 巧妙输入位数较多的数字

答:在“常规”模式实现分数的输入是可以实现的,而且还是非常简单的。只要在输入分数前,先输入“0+空格符”。然后再在后面输入分数即可,如输入“0□2/3”(□表示空格)即正确显示为“2/3”。需要注意的是,利用此方法输入的分数的分母不能超过99,否则输入结果显示将被替换为分母小于或等于99的分数。如输入“2/101”,系统会将其转换为近似值“1/50”。

大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值,则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“’”就可以了(注意:’必须是在英文状态下输入)。

 

  1. 将WPS/Word表格转换为Excel工作表

2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期

有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成
Excel工作表,可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单:
1.启动WPS/Word,打开WPS/Word文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在“编辑”菜单中选择“复制”命令;
2.启动Excel,打开Excel工作表,单击目标表格位置的左上角单元格,再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。
注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表,应先将其用WPS97/WPS2000/WPS
Office或Word打开,再进行转换。

日期和时间的输入形式太麻烦,而且有时记不清楚。请问有什么方法让系统自动输入时间和日期吗?

  1. 取消单元格链接

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